PhraseExpress – Automatisieren Sie Ihre Texteingabe mit selbst definierten Textbausteinen
Wer bei seiner Arbeit viele Dokumente schreiben muss, kennt das Problem. Häufig verwendet man dieselben Textvorlagen, einfach aus Gewohnheit. Wie schön wäre es, wenn man dabei einfach nur Copy & Paste drücken müsste. Programme dafür gibt es nicht besonders viele. Wir wollen heute PhraseExpress vorstellen, welches den Arbeitsprozess beim Texten erheblich beschleunigen kann.
Was ist PhraseExpress?
Die Software ermöglicht das schnelle Einfügen von häufig benötigten Testpassagen. Die Autotext-Funktion kann in allen Microsoft Office Programmen verwendet werden aber auch in anderen Textprogrammen wie OpenOffice oder gar Adressdatenbanken wie etwa Sage Act und andere.
PhraseExpress liefert Textbausteine und ermöglicht das Erstellen eigener Phrasen. Die Verwaltung erfolgt zentral von einer im Hintergrund laufenden Software, auf die man von allen Windowsprogrammen zugreifen kann. Zudem können Abkürzungen eingegeben werden, welche das Programm eigenständig erweitert. Auf diese Weise erhöht sich der Work Flow und die Arbeitszeit verkürzt sich. Eine Schreibkorrektur rundet PhraseExpress ab. So viel zur Kurzfassung.
Features von PhraseExpress im Detail
Die Hauptfunktion von PhraseExpress stellt das schnelle Einbinden von Textbausteinen dar, welche häufig verwendet werden. Als Beispiele gibt der Hersteller Musterverträge und Vorlagen, Adressen, Diagnoseberichte, Bankverbindungen und Antworten auf häufig gestellte Fragen an. Jedem Textbaustein kann eine Formatierung zugewiesen werden und auf Wunsch fügt sich zeitgleich ein festgelegtes Bild mit ein.
Die Software greift auf das ganze Windows-System zu, sodass jede Anwendung damit beschleunigt wird. Aufgabenbereiche im Kundendienst, Vertrieb, der Medizin und Rechtsanwälte, sowie Gutachter und Entwickler erreichen mehr Leistung in derselben Zeit. Auch für Callcenter-Mitarbeiter ist die Software äußerst interessant.
PhraseExpress greift auf das gesamte Netzwerk eines Unternehmens zu. Ähnlich einem Clienten, werden Textbausteine mit allen Anwendern geteilt, sodass sich die Dynamik innerhalb einzelner Arbeitsprozesse und dem Gesamtgeschehen deutlich verbessern. Die Textbausteine werden auf einem PC oder Server zentral gespeichert, damit alle Mitarbeiter Zugriff auf PhraseExpress haben.
Noch schneller wird es mit der Autotext-Funktion. Hierbei können die Anwender eigene Abkürzungen festlegen, welche von PhraseExpress dann in ganze Phrasen umgewandelt werden. Als Beispiel nennt das Entwicklerteam die Floskel „mfg“, die zu „Mit freundlichen Grüßen“ erweitert wird. Ebenso lässt sich die Autotext-Funktion verwenden, um einmal geschriebene Texte oder Briefe mit allen Formatierungen zu kopieren. Diese Möglichkeit besteht nicht nur, wie bei MS Office, in Word und Outlook, sondern über alle Programme welche über Texteingabe genutzt werden, also auch zum Beispiel Kundendatenbanksysteme, wie Sage ACT und andere.
Die Korrektur von Rechtschreibfehlern ist ebenso bekannt. PhraseExpress verfügt über eine eigene Datenbank beliebter Rechtschreibfehler und korrigiert diese automatisch. Weitere Datensätze können kostenlos heruntergeladen und der Software hinzugefügt werden. Die patentierte „TypoLearn“ Funktion lernt die individuellen Schreibfehler des Nutzers und fügt diese der Datenbank hinzu.
Weitere Funktionen von PhraseExpress sorgen für eine spürbar komplette Anwendung. Der Clipboard Manager ermöglicht den schnellen Zugriff auf ältere Einträge der Zwischenablage. In E-Mails werden Signaturen automatisch hinzugefügt. Auch hierfür gibt es eine eigene Verwaltung, welche mit den häufig benutzten E-Mail-Programmen funktioniert. PhraseExpress überwacht das Schreiben des Nutzers fortwährend und fügt häufig verwendete Passagen automatisch hinzu um sie für die Zukunft bereitzustellen.
Technische Unterstützung
Eine solch komplexe Software kann für ungeübte Nutzer überfordernd wirken. Auf der Website von PhraseExpress wird deshalb technische Unterstützung angeboten. Zwar sind die Entwickler telefonisch zu erreichen, es wird aber gebeten, zuvor das Forum zu benutzen. Hier können sich die Nutzer auf den aktuellsten Stand bringen und erhalten direkt ein Feedback von den Entwicklern auf ihre Fragen. Wer dann immer noch ein Problem hat, der kann sich persönlich beraten lassen.
Fazit
Die tägliche Arbeit mit Texten, E-Mails und anderen Dokumenten ist sehr zeitintensiv. Häufig verwendet man dieselben Textpassagen, welche es immer wieder zu tippen gilt. PhraseExpress greift dem Anwender unter die Arme. Das Einfügen von häufig verwendeten Textpassagen geschieht sehr schnell. Außerdem kann der Anwender seine Arbeitsgeschwindigkeit mit eigens definierten Abkürzen erheblich beschleunigen. Zusammen mit dem technischen Support eine wirklich gelungene Anwendung und interessant für viele Berufe und Branchen.
Private Anwender können PhraseExpress gratis nutzen.
